Правила построения отношений с топ-менеджментом
У каждого руководителя компании свое понимание роли и места PR. Это касается и его заместителей, и руководителей других отделов. Они всегда исходят из личного опыта и поверхностных знаний, которые в основном ограничиваются пресс-релизами, статьями в прессе и презентациями.
Постепенно PR получает должное признание со стороны топ-менеджмента. Но руководителей, как правило, интересует не процесс коммуникации как таковой, а то, как этот процесс поможет им достичь определенных целей в бизнесе. Для того чтобы руководство одобряло деятельность PR-отдела, а вы были равноправным членом управленческого состава компании, нужно показывать им четкий результат вашей деятельности. Нет лучшего способа поддержания интереса руководства к PR, чем регулярное информирование. Для этого, в зависимости от организации, существует множество способов. Ниже приведены базовые 9 способов.
1. Отчет о встречах. После важной встречи по ключевым моментам вашей деятельности составьте резюме встречи, в котором укажите действия, которые будут предприняты, их предполагаемые результаты и сроки. Данный отчет направьте тем, кто задействован в проекте, и тем, кто участвовал во встрече. Его не нужно слишком детализировать, необходимо только указать узловые моменты и договоренности.
2. Ежемесячные отчеты. Хорошо подготовленный отчет в конце каждого месяца часто используется для поддержания связи с руководством. Отчет должен отражать весь спектр вашей деятельности за этот период времени, а также ее результаты.
3. Ежеквартальные отчеты. Они являются еще более эффективными, чем ежемесячные. Хороший отчет — короткий, демонстрирующий развитие или достижение поставленных целей. В некоторых компаниях лучше все обсудить при личной беседе, но, к сожалению, не всегда удается пробиться к руководству.
4. Итоговая встреча с руководством. Отчет о годовой деятельности, включающий сравнение поставленных целей и задач с результатами деятельности отдела. Также может включать результаты исследований и вышедшие в СМИ материалы. На этой встрече вы вправе обсудить ваши рекомендации на следующий год. Это самая удачная возможность продемонстрировать необходимость вашей деятельности для организации и ваш вклад в ее деятельность.
5 . План на год. Сегодня сложно себе представить, чтобы какая-то компания работала без концепции и бюджета.
6. Неформальные встречи. Иногда бывает сложно обсудить важные для вас вопросы с ключевыми людьми в компании официально, поэтому ищите другие возможности ненадолго "похитить" их внимание: кафе, спортивные клубы и др.
7. Немедленное оповещение о результатах. Не храните в тайне ваши идеи и результаты работы, убедитесь в том, что руководство информировано о них, так как это может отразиться на зарплате, бонусах и продвижении по службе.
8. Использование слухов. Нет ничего плохого в том, чтобы распускать слухи. Снабдите ключевых людей раз личных уровней в компании важными фактами, и ваша информация обязательно дойдет до нужных ушей.
9. Подчеркивайте свои достижения в беседах с руководством. Но делать это надо аккуратно, не слишком показывая свои эмоции.
Если PR-деятельность получила в вашей компании признание, то руководитель отдела по PR (может быть в ранге вице-президента) участвует в принятии стратегических решений компании. Поэтому ему необходимо участвовать в рабочих совещаниях руководства. Существует несколько способов укрепить свое положение в компании. Для этого необходимо постоянно демонстрировать свою компетентность и роль в деятельности организации.
- Задавайте вопросы. Если вас пригласили на совещание, необходимо знать, о чем на нем пойдет речь. Постарайтесь узнать все, что только можно, о теме совещания.
- Будьте подготовлены лучше всех. Тщательно изучите всю информацию по теме совещания и будьте готовы ее обсудить. Если тема затрагивает вашу сферу деятельности, изложите самые важные пункты письменно и раздайте присутствующим. Будучи подготовленным, вы, естественно, сможете принимать активное участие в обсуждении стоящих перед организацией проблем.
- Не давайте необдуманных ответов. На совещаниях вам могут задать вопросы, на которые вы не знаете точного ответа. Не надо торопиться, лучше взять тайм-аут для обдумывания или более глубокого изучения проблемы. Только потом можно дать ответ.
- Выполняйте все в срок. Если для выполнения работы был установлен определенный срок, лучше сделать все раньше, а не в последний момент.
- От вас не должны ожидать большего. Никогда нельзя обещать большего, чем вы можете сделать. В том случае, когда руководство ожидает от вашей деятельности большего, чем вы в состоянии достигнуть, и результат не удовлетворяет его, вы портите репутацию не только себе, но и всему отделу.
- Определяйте бюджет. Прежде чем начинать какую-либо деятельность по PR, необходимо иметь средства на нее. Если концепция по PR одобрена руководством и оно согласно выделить нужную сумму на ее реализацию, тогда этот пункт можно пропустить. А если нет, тогда предстоит нелегкий путь убеждения руководства в необходимости затрат.
- Будьте всегда на связи. Рабочий день не ограничивается 8 часами; могут возникнуть различные ситуации, когда руководству понадобится ваша помощь. Демонстрация готовности помочь в любое время дня и ночи всегда будет оценена руководством по достоинству.
- Будьте в курсе новейших коммуникационных технологий. Новейшие и, скорее всего, более эффективные технологии могут помочь организации достичь своих стратегических и тактических целей лучше и с меньшими затратами. О них всегда можно узнать из последних книг по этой проблематике, в новостных группах в Интернете.
